経理

テレワーク・フリーランス必見！WEB面談時のカフェ代は経費にできる？

～ドリンク代・軽食代の取り扱いと税務調査で失敗しないためのポイント～

はじめに

コロナ禍をきっかけにリモートワークが普及し、WEB面談やオンライン打ち合わせは日常的な光景となりました。
そんな中、多くの経営者やフリーランスが抱える疑問が 「カフェで打ち合わせをしたときのドリンク代は経費にできるのか？」 という点です。

実は、この判断を誤ると税務調査で指摘を受け、思わぬ追徴課税や無駄な時間を費やすリスクにつながります。
この記事では、カフェ代の経費計上の考え方や、ドリンク代と軽食代の扱いの違い、さらに経営者として従業員にどうアナウンスすべきかを詳しく解説します。

このような条件を満たせば、ドリンク代は「会議費」として経費計上できます。

カフェ代は「誰かを接待したわけではなく、業務遂行のために発生した費用」として整理されます。
ただし、商談の内容が曖昧だったり、プライベートの延長のような利用だと、交際費あるいは個人的支出とみなされる可能性があります。

国税庁の解釈としては「軽食や食事を伴う場合は、会議費ではなく交際費に該当する可能性が高い」とされています。

軽食を含めた費用をすべて会議費で計上すると、税務調査で「これはプライベートな経費ではないか」と指摘され、スケジュール等の確認までされる可能性が増えてしまい、時間と変な疑いを持たれかねません。
結果的に修正申告や追徴課税につながり、無駄な時間や労力を奪われます。

👉 経営者としては「軽食代を含めないで処理する方が安全」と考えるのが現実的です。

経営者にとって重要なのは、従業員が不用意にカフェ代や軽食代を経費処理して、会社全体のリスクになるのを防ぐことです。

こうしたルールを明確に社内で周知することで、税務調査時にも安心です。

つまり、交際費扱いになっても経費として認められる範囲はありますが、できるだけ「会議費」として整理した方がメリットは大きいです。

私は財務コンサルタント兼税理士として、会計・税務のルールを正しく理解し、経営に活かすサポートをしています。
「カフェ代の処理なんて小さなこと」と思われるかもしれませんが、こうした細かい積み重ねが、税務調査の安心度や会社の信用につながります。

経費処理の判断に迷ったとき、そして本業に集中するための環境づくりの一環として、キャッシュフロー経営と税務リスク管理を同時に整えるお手伝いをしています。

芦屋市で税理士をしています、ながさん(長岡昭宏)です。1987年生まれ。兵庫県西宮市で生まれ育ち、現在、芦屋市に在住。未来会計や資金繰りやバックオフィスのDX化などのお困りごとを中心に、経営者の伴走支援をしています。懇切丁寧に明るく元気にサポートいたします。