「新人スタッフに、同じことを何度も説明している」
「ベテランスタッフが辞めたら、何がどこまで引き継がれるのか不安」
「院内の業務が属人化していて、何かあったときに困る」

そんな悩みを抱える院長先生へ。
いま注目されているのが、生成AIを活用した“マニュアル自動作成術”です。
文章を自動生成できるAI（ChatGPTなど）を使うことで、院内ルールや業務手順を、誰でもわかりやすく、短時間で文書化できるようになります。

この記事では、診療所・クリニックにおけるスタッフの引き継ぎをスムーズに行うためのマニュアル作成法と、生成AIの活用ポイントを実例とともにご紹介します。

1. なぜ今、“マニュアル”が重要なのか？

スタッフの退職や産休・育休、シフト変更など、クリニックでは人の出入りや変化が日常的に起こります。
そのたびに現場が混乱する原因は、「あの業務は◯◯さんしかやり方を知らない」という“属人化”にあります。

属人化が進んでしまうと…

• 新人への教育に時間がかかる
• ベテランが辞めると業務が滞る
• 院長自身が現場介入しないと業務が回らない

こうした状況は、経営にも心理的負担にも悪影響を与えます。
マニュアル整備は、「自分がいなくても業務がまわる」体制づくりの第一歩です。

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2. 院内マニュアル作成が進まない3つの理由

では、なぜ多くのクリニックでマニュアル作成が後回しにされてしまうのでしょうか？
実際の現場では、次のような理由が挙げられます。

① 時間がない

日々の診療・業務対応に追われ、マニュアル作成まで手が回らないのが実情です。
「いつかやらないと」と思いながらも、後回しにされがちです。

② どう書けばいいかわからない

いざ作ろうとしても、「何をどこまで書けばいいのか？」「誰が書くべきなのか？」が不明瞭で、手が止まってしまうことが多くあります。

③ スタッフの協力が得られない

「現場のことは現場で書いてほしい」と思っていても、スタッフにとってもマニュアル作成は負担です。結果として誰も書かないまま時間だけが過ぎてしまいます。

このように、「作れない理由」が揃いすぎているのが、マニュアル整備の最大のハードルなのです。

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3. 生成AIがマニュアル作成に強い理由とは？

ここで登場するのが、生成AI（例：ChatGPT）です。
AIに対して業務内容や流れを「ざっくり」説明するだけで、自然な文章でマニュアルのたたき台を作成してくれます。

例えばこんなふうに使います：

院長：「受付業務の流れをマニュアルにしたい。朝の開院準備から来院受付、問診票の受け取りまでを説明したい」

ChatGPT：
「【受付業務マニュアル（午前）】

1. 開院15分前に来院、受付窓口を開放します。
2. パソコンを立ち上げ、電子カルテを起動しておきます……」

このように、話し言葉でざっくり伝えた内容を、整ったマニュアル文章にしてくれるため、パソコンが苦手な方でもスムーズに活用できます。

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4. マニュアル作成に役立つAI活用法【ステップ別】

■ Step1：口頭で流れを話して、AIに文章化させる

まずはスマホやパソコンでChatGPTに業務の流れを話します。それをAIが文書化し、整った形式にしてくれます。

■ Step2：必要なフォーマットを整える

「マニュアルの見出しは？」「表にまとめたい」など、見せ方の要望にもAIが対応可能です。Word形式や表組みも生成できます。

■ Step3：複数業務に展開していく

受付・看護・医事・清掃など、各セクションごとに同様の方法でマニュアルを整備します。
スタッフにヒアリングしながら、AIが全体のフォーマットを統一してくれるのもポイントです。

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5. 事例：生成AIでマニュアルを整備したクリニックの変化

事例：内科クリニック（スタッフ8名、40代女性院長）

このクリニックでは、受付スタッフが2名連続で退職。新人教育に時間が取られ、院長が夜遅くまでクリニックに残って指導していたそうです。

ChatGPTで業務の手順や対応パターンを整備し、2週間かけて「受付対応マニュアル」「電話対応FAQ」などを作成。

結果として、

• 新人への教育時間が半減
• ベテランも「これは便利」とマニュアル活用
• 院長が教育から手を引き、経営に集中できるように

という変化が見られました。

院長のコメント：
「“書けない”ことがAIに頼れるだけで、ここまで楽になるとは思いませんでした。スタッフにも“わかりやすい”と好評です。」

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6. マニュアル作成後の活用法と注意点

マニュアルは「作って終わり」ではありません。実際の業務に落とし込み、更新し続けることが大切です。

■ 活用法のコツ

• 紙ではなく、Googleドライブなどのクラウドに保存
  　→ スマホからも見られる状態にしておく
• “マニュアルの見直し日”を毎月設定
  　→ 現場の声を聞きながら改善する文化を作る
• AIで“更新”もラクに
  　→ 「この部分を変更したい」と伝えれば、AIが自動で修正文を提案

■ 注意点

• 個人情報や診療データは入力しない
• あくまで「たたき台」として使い、内容は必ず人がチェック
• 導入目的とルールをスタッフにしっかり共有すること

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7. まとめ：属人化をなくし、安心して任せられる組織づくりへ

マニュアルがない医院ほど、「◯◯さんがいないと回らない」状況に陥りやすく、院長の負担は日々増えていきます。

でも、それは「仕方ないこと」ではありません。
生成AIを使えば、マニュアル作成の“最初の一歩”が、想像以上にラクに踏み出せるのです。

「やるべきことは山ほどある。でも、全部を自分で背負う必要はない」

AIをパートナーに、あなたの医院に“仕組み”を残しませんか？
引き継ぎがラクになり、誰が来ても業務がスムーズに回る体制は、未来への最大の安心材料になるはずです。

【次回予告】

次回は、「患者との関係性が変わる！生成AIで作る“わかりやすい問診案内と説明資料”の実践術」をご紹介します！

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