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業務が属人化していませんか？生成AIでつくる歯科医院の“引き継げるマニュアル”

はじめに：「あの人がいないと困る」状態から抜け出せますか？

  • 「受付の●●さんが休むと、電話対応がバタつく」
  • 「新人が入るたびに、また一から教え直し…」
  • 「やり方が人によって違って、患者さんに不信感を与えてしまう」

歯科医院における“属人化”の問題は、経営リスクそのものです。
一人に仕事が集中しすぎる、教える内容がバラバラになる、辞めたら知識が一緒に消える…

この状態を根本から変える鍵が、生成AIを活用したマニュアルの整備・仕組み化です。

なぜ今、“マニュアル化”が必要なのか？

状況放置した場合のリスク
新人教育が人頼み人によって教え方が違う→教育のムラが発生
現場のやり方が「暗黙知」になっているベテランが辞めると引き継ぎ不能に→ミス・混乱が続発
院長が口頭で指示している忙しいと忘れる／伝わっていない→作業漏れやトラブルにつながる

生成AIで歯科医院マニュアルが“簡単に”整備できる理由

ChatGPTをはじめとする生成AIは、
箇条書き・口頭説明・音声記録から「マニュアル文章」を整形するのが得意です。

従来の方法生成AIを使うと…
WordやExcelでゼロから作成「こういう手順」と話すだけで文章を整えてくれる
他院のマニュアルを流用自院のやり方に合わせてカスタム可能（口調・項目・役割別）
都度更新が大変変更点を伝えれば再出力して“常に最新版”を維持しやすい

活用ステップ①：まずは“あるある業務”からAIに整えてもらう

例：受付業務の基本マニュアル

指示例：

「歯科医院の受付が初診患者を対応する手順を、5つのステップでマニュアル風に書いて。言葉は新人向けにやさしく。」

↓

AI出力例：

【初診患者対応マニュアル】
① 来院されたら笑顔で「いらっしゃいませ」とお迎えし、お名前を確認します
② 初診であることを確認し、問診票と保険証をご案内します
③ 保険証を確認後、カルテを新規作成します
④ 問診票の記入内容を確認し、内容に不備があればお声がけします
⑤ 診察までの流れをご案内し、待合室へご案内します

→ Word／PDF／Googleドキュメントにコピペすれば、すぐに使えるマニュアルに！

活用ステップ②：口頭の説明を“AIがマニュアル化”してくれる

スタッフに口頭で伝えた内容をそのままAIに書いてもらえば、
説明にかかっていた時間＝削減／文章化＝継承可能になります。

指示例：

「診療補助でバキュームを扱う際の注意点を、3年目の衛生士が後輩に伝える感じで文章化して」

↓

AI出力例（抜粋）：
バキュームは、吸引力の強さと位置で患者さんの快適さが大きく変わります。
口角に無理な圧がかからないように、患者さんの表情を見ながら調整してください。
水がたまる前に吸う、音が大きくならないように配慮するなど、“気配り”が大切です。

→ これを貼り出して共有すれば、経験が“共有知”に変わる

活用ステップ③：役職別・場面別のマニュアルをAIで分類整理

生成AIは、業務の分類・整理も得意。
「誰が」「どの場面で」必要な業務かを整理して、マニュアルのフォルダ分けに活用できます。

役割別マニュアル分類（例）
【受付】初診対応・電話対応・会計業務
【衛生士】診療補助・予防処置・使用機器管理
【助手】診療準備・片付け・消毒工程
【全体共通】感染予防マニュアル・災害時対応マニュアルなど

→「今ある紙ベースや口伝え業務」を、AIが分類・整形してくれることで、一気にデジタル化＆共有化が可能。

活用ステップ④：マニュアル更新・見直しもAIに任せる

スタッフから「このやり方、今は違いますよね？」という声が出たとき、
変更指示をAIに伝えれば、即マニュアルの最新版が完成。

指示例：

「前回の受付マニュアルのステップ3を、保険証確認→マイナ保険証対応に修正して」

↓

AI出力例（修正済み）：
③ マイナ保険証をお持ちの方にはカードリーダーをご案内し、確認を行います。従来の保険証も引き続き受付対応いたします。

→ 修正のたびに1から作り直す必要ナシ！
院長がその場で更新指示→事務がAIで即整形→共有という流れが可能に。

活用ステップ⑤：AIでつくる“新人教育チェックリスト”

マニュアルの整備だけでなく、教育の進捗管理にもAIが使えます。

指示例：

「新人の受付スタッフが2週間で覚えるべき業務を、チェックリストにして」

↓

AI出力例：

✅ 来院受付の流れ（初診・再診の違い）
✅ 保険証の取り扱いと注意点
✅ 電話応対の基本ルール
✅ 会計業務とレセプト処理の流れ
✅ 院内電話や診療室とのやり取り方法

→ チェックリストとして印刷 or Googleスプレッドシートに活用。
教育の“見える化”が進み、属人化しない新人対応が実現。

辞められると困る、がなくなる安心感

  • 「あのスタッフしかわからない仕事」がある
  • 「忙しいから教えられない」が言い訳になる
  • 「教えた内容、覚えてる？」が毎月起きる

こんな“教育と業務の不安”を、生成AIはまるごと軽減してくれます。

マニュアル化＝仕組み化。
仕組み化＝時間を奪われない経営。

まとめ：生成AIで、現場に残る「仕事のレシピ」を作ろう

生成AIは、マニュアルを「ゼロから作る」ものではなく、
「頭の中にあるノウハウを、外に出すためのツール」です。

  • 教える人によって説明が違う
  • 忙しい現場で後回しになってきた
  • 文書にする時間がなかった

それらの課題を、AIが“代筆者”としてサポートしてくれる時代が来ています。

属人化を手放し、誰でもできる・引き継げる業務に変える。
その第一歩を、生成AI×マニュアル整備で始めてみませんか？

次回予告

次回は、「売上はあるのに、なぜかお金が残らない」
——そのモヤモヤ、生成AIで“数字の見える経営”に変えてみませんか？について紹介します。

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